Järjestä ja puunaa - edes vähän 2024

Järjestä ja siivoa myös yritystäsi

Hyvä järjestys ja siisteys ovat askeleita kohti laatujärjestelmän sisäänajoa

Yrityksen johtaminen ja laadun johtaminen kulkevat samoja askeleita. Vaikka yleisesti puhutaan laatujärjestelmästä, on kyse lähinnä johtamisjärjestelmästä. Siinä keskitytään yrityksen johtamisen kehittämiseen ja tuotteiden sekä palveluiden jatkuvaan parantamiseen. Yrityksen laatujärjestelmä on keskeinen osa yritystoiminnan kehittämistä ja yrityksen kilpailukyvystä huolehtimista.

Laatu- eli johtamisjärjestelmän avulla yritykseen syntyy parempi kuva siitä, mitä yrityksessä tapahtuu. Johtamisjärjestelmä linkittyy arjessa kaikkeen toimintaan.

Työn tuottavuus ja laatu paranevat

Kun tuotannossa tarpeellinen materiaali ja työvälineet ovat käyttökunnossa ja niille määritetyillä paikoillaan, toiminta on nopeampaa ja helpompaa, jolloin työn tuottavuus paranee. Samalla työ-, materiaali-, energia ja pääomapanoksella saadaan enemmän tai parempaa aikaan. Yrityksissä tuottavuuden parantaminen on jatkuvaa. Yksittäisen yrityksen kohdalla tuottavuus on tärkeä kannattavuuteen ja kilpailukykyyn vaikuttava osatekijä, johon yritys pystyy itse vaikuttamaan.

Työmotivaatio lisääntyy

Työn tekeminen siistissä ympäristössä lisää työviihtyvyyttä. Viihtyvyys puolestaan lisää työmotivaatiota. Työn tekeminen on tällöin innostavampaa ja voi kehittää positiivisen ilmapiirin vallitessa uusia luovia ratkaisuja. Työmotivaatio vaikuttaa ainakin siihen, mihin työntekijä suuntaa ponnistelunsa. Se vaikuttaa myös siihen, miten hyvin ja tuottavasti hän työskentelee sekä kuinka innostunut ja hyvinvoiva hän on. Hyvinvoivat, motivoituneet työntekijät ovat avain yrityksen menestykseen.

Sairauspoissaolot vähenevät

Hyvä järjestys ja siisteys vähentävät tapaturmia ja sairauspoissaoloja. Sairauspoissaolo on yksi tärkeimmistä tekijöistä, joiden seurauksena työpaikoilla menetetään työntekijöiden työpanosta. Menetetty työpanos on työnantajan näkökulmasta kustannus. Yleisimpiä tapaturmia työpaikoilla lienevät liukastumiset, putoamiset, törmäykset erilaisiin esteisiin, kompastumiset, putoavat esineet jne.

Hyvä järjestys voi vähentää työvoiman vaihtuvuutta

Henkilökunta on yrityksen tärkeä käyntikortti. Työvoiman suuri vaihtuvuus kertoo usein sen, että yrityksen asiat eivät ole ihan kunnossa. Työpaikassa on jokin asia tarkemman tarkastelun ja ilmeisesti myös korjauksen tarpeessa. Työntekijöiden työaikaa ei voi käyttää tehokkaasti. Uudet työntekijät pitää aina opastaa ja harjaannuttaa uuteen työhön ja talon tapoihin. Kun työpaikka on siisti ja viihtyisä, työilmapiiri kunnossa sekä asiat järjestyksessä, työmotivaatio on korkealla. Työntekijät viihtyvät työssään, jolloin työvoiman vaihtuvuus vähenee. Työskentely on tehokkaampaa ja mielekkäämpää. Se heijastuu myös yrityksen ympäristöön.

Varastoinvestoinnit vähenevät

Kun varastossa on hyvä järjestys, siellä on paremmin myös tilaa ja tavarat löytyvät niille osoitetuista paikoista helposti. Työn tekeminen on turvallisempaa. Varastoinnin tarkkailu paranee. Raaka-aineisiin ja puolivalmisteisiin sidottua pääomaa voidaan pienentää. Muistan jostakin lukeneeni, että keskimäärin viisi prosenttia yritysten varastohenkilökunnasta joutuu työtapaturman uhriksi. Sisälogistiikka lienee yksi vaarallisimmista toimialoista. Liukastumiset, kaatumiset ja putoamiset ovat yleisimpiä onnettomuuksia juurikin varastotöissä. Usein ensisijainen syypää tapaturmaan on sotkuinen työalue. Se voi olla täynnä pakkauksia ja lattiat ovat likaisia. Käytävillä on roinaa ja työntekijät varastoivat laitteita väärin. Siisteydellä ja hyvällä järjestyksellä varastointiin saadaan positiivista ytyä.

Yrityksen toimintavarmuus paranee

Jos yrityksessä vallitsee huomattava epäjärjestys, niin raaka-ainehävikkiä on odotettavissa. Vialliset tuote-erät ja tarpeettomat työt aiheuttavat ylimääräisiä kustannuksia ja vievät työntekijöiltä turhaa aikaa tähdellisempien töiden tekemiseltä. Toimitusajat venyvät, mistä aiheutuu epävarmuutta mm. tuotteen tilaajan näkökulmastao. Siistit tilat ja järjestyksessä olevat tavarat ja tuotteet helpottavat ja nopeuttavat tuotteen valmistamista ja tavarantoimituksia. Työmotivaatio on parempi. Palvelualalla epäsiisti palveluympäristö ei houkuttele uusintakäynteihin. Kun kaikille aisteille annetaan positiivisia virikkeitä, niin palvelukokemus on yleensä antoisampi – mikäli palveluprosessi muutoin on kunnossa.

Yrityskuva paranee

Yrityskuva voi koostua kokemuksista, tiedoista, päätelmistä, asenteista, uskomuksista ja tunteista. Yrityskuva on tuotteen laadun ohella keskeinen tavaramerkki. Kaikki havainnot, joita yrityksestä tehdään, vaikuttavat omalta osaltaan siihen, millainen mielikuva asiakkaille ja muille sidosryhmille yrityksestä muodostuu.

Yrityksen ulkopuolinen arvostus lisääntyy, kun yrityksen tilat ovat siistit, ympäristö viihtyisä ja työntekijät motivoituneita. Hyvä yrityskuva lisää asiakkaiden luottamusta. Yrityskuva muodostuu, vaikkei yritys tekisi mitään asian hyväksi. Yrityskuva voi olla hyvä tai huono, oikea tai väärä, mutta se on aina olemassa. Yrityksen oma ratkaisu on, miten se pyrkii vaikuttamaan omaan yrityskuvaansa.

Hyvä järjestys tuo usein myös kilpailuetua

Hyvä ja selkeä yrityskuva luo positiivisia mielikuvia, joiden ansiosta yritys erottautuu kilpailijoistaan ja muistetaan pitkään. Tunteet ja mielikuvat vaikuttavat ratkaisevasti asiakkaiden ostopäätöksiin. Viihtyisä, siisti ympäristö luo asiakkaalle paremman tunnelman kuin likainen, sotkuinen tila. Asiakkaan yritykseen tai tuotteeseen liittämät positiiviset mielikuvat voivat tuoda yritykselle kilpailuetua, vaikka tuotteessa ei varsinaisesti olisikaan olennaista eroa kilpailijan vastaavaan tuotteeseen verrattuna.

Kannattaa siis hieman katsella oman yrityksen ympäristöä asiakkaan silmin sekä vähän järjestellä ja siivota yrityksen ympäristöä. Sillä voi olla yllättävä vaikutus omaan yritystoimintaan. Pienikin puunaus kannattaa.