Ryhmänvetäjän ohjeet

Pro+ Ryhmien hallinta sisältyy vain Pro+ -tilaukseen. Ryhmien hallintapaneeli ja tämän sivun toiminnot eivät ole käytössä Starter- ja Basic-tilauksissa. Katso hinnasto

Näissä ohjeissa neuvotaan, miten hallinnoit ryhmääsi ja sen jäseniä Verkkovalmentajien ryhmien hallintapaneelissa.

Organisaatio ja ryhmät

Ryhmäsi on järjestetty kahdelle tasolle:

  • Organisaatio on kokonaisuus, joka kokoaa yhteen kaikki ryhmäsi. Useimmilla on yksi organisaatio, joka on nimetty oman nimen tai yrityksen mukaan.
  • Ryhmä on organisaation sisällä. Jokaisella ryhmällä on oma kurssinsa ja omat jäsenensä.

Käytännössä: jos vedät kahta eri kurssia, sinulla on yksi organisaatio ja sen sisällä kaksi ryhmää.

Paikat ovat organisaation yhteisiä. Ne eivät ole ryhmäkohtaisia, vaan kaikki organisaatiosi ryhmät jakavat saman paikkamäärän. Jos lisäät jäsenen mihin tahansa ryhmään, vapaiden paikkojen määrä vähenee koko organisaatiosta.

Mistä hallintapaneeli löytyy

Kirjautumisen jälkeen sinut ohjataan Ryhmien hallintapaneeliin. Voit palata sinne milloin tahansa osoitteesta verkkovalmentajat.fi/ryhma-hallintapaneeli/.

Näet ensin organisaatiosi ryhmät taulukkona:

  • Nimi — ryhmän nimi
  • Jäseniä — montako jäsentä ryhmässä on
  • Hallinta — tästä pääset ryhmän sisälle Jäsenet-painikkeella
Ryhmien hallintapaneelin organisaationäkymä: taulukossa sarakkeet Nimi, Jäseniä ja Hallinta sekä Jäsenet-painike.
Organisaationäkymä. Klikkaa Jäsenet-painiketta päästäksesi ryhmän jäsenlistaan.

Klikkaa Jäsenet, niin pääset kyseisen ryhmän jäsenlistaan. Ryhmän sisältä pääset takaisin Takaisin organisaatioon -painikkeella.

Jos sinulla on useampi kuin yksi organisaatio, näet lisäksi Vaihda organisaatiota -valikon. Jos organisaatioita on vain yksi, valikkoa ei näytetä — silloin sillä ei olisi mitään vaihdettavaa.

Paikat: Käytössä ja Vapaana

Ryhmän yläreunassa näkyy paikkatilanne:

  • Käytössä — montako paikkaa on jo täytetty
  • Vapaana — montako paikkaa on vielä jäljellä
  • Palkki näyttää, kuinka suuri osa paikoista on käytössä
Ryhmän yläreuna: Käytössä 4 ja Vapaana 16 sekä palkki, joka näyttää paikkojen käyttöasteen.
Paikkatilanne koskee koko organisaatiota, ei yksittäistä ryhmää.

Muista että luvut koskevat koko organisaatiota, eivät yksittäistä ryhmää. Kun paikat loppuvat, uusia jäseniä ei voi lisätä. Ota silloin yhteyttä ylläpitoon.

Jäsenen lisääminen yksitellen

  1. Mene ryhmään Jäsenet-painikkeella.
  2. Klikkaa Lisää Jäsen. Avautuu ikkuna Lisää uusi jäsen.
  3. Täytä tiedot: Etunimi (pakollinen), Sukunimi, Käyttäjätunnus (pakollinen) ja Sähköposti.
  4. Klikkaa Tallenna.
Lisää uusi jäsen -ikkuna, jossa kentät Etunimi, Sukunimi, Käyttäjätunnus ja Sähköposti sekä Tallenna-painike.
Lisää uusi jäsen -ikkuna. Salasanaa ei kysytä — järjestelmä luo sen automaattisesti.

Salasanaa ei tarvitse keksiä eikä kysyä. Järjestelmä luo sen automaattisesti ja lähettää jäsenelle sähköpostitse yhdessä käyttäjätunnuksen kanssa. Sinun ei tarvitse välittää salasanaa eteenpäin — etkä näe sitä itse.

Jäsen saa siis sähköpostiinsa käyttäjätunnuksen ja salasanan, ja pääsee niillä kirjautumaan ja aloittamaan kurssin.

Henkilö on jo jäsenenä toisessa ryhmässäsi

Jos lisäämäsi henkilö on jo jonkin toisen ryhmäsi jäsen, rastita kohta ”Henkilö on jo jäsenenä toisessa ryhmässäsi” ja valitse hänet listalta. Näin hän liittyy tähän ryhmään ilman uutta tiliä.

Huomaa mitä lista sisältää: siinä näkyvät oman organisaatiosi muiden ryhmien jäsenet — eivät kaikki palvelun käyttäjät. Jos organisaatiossasi on vain yksi ryhmä, listassa ei ole ketään, eikä rastitettavaa kohtaa näytetä lainkaan.

Jos sähköposti on jo käytössä

Jos saat ilmoituksen, että sähköpostiosoitteella on jo tili, syitä on kaksi:

  1. Henkilö on jo jossakin ryhmässäsi. Rastita ”Henkilö on jo jäsenenä toisessa ryhmässäsi” ja valitse hänet listalta.
  2. Et löydä häntä listalta. Silloin hänet on liitetty kurssille suoraan, ryhmän ohi. Et voi lisätä häntä itse — ota yhteyttä ylläpitoon, niin hänet liitetään ryhmääsi.

Tapauksessa 2 henkilöllä on jo pääsy kurssille, mutta hän ei näy sinun jäsenlistassasi. Se ei ole virhe sinun toiminnassasi eikä sitä voi korjata hallintapaneelista.

Jäsenlistan tuonti (usea jäsen kerralla)

Kun lisättäviä on paljon, käytä tuontia:

  1. Klikkaa ryhmässä Tuo lista. Avautuu ikkuna Tuo jäsenlista.
  2. Klikkaa ensin Lataa CSV-mallipohja ja täytä lista sen mukaisesti. Sarakkeet ovat: firstname,lastname,username,password,email
  3. Klikkaa SELAA ja valitse tiedostosi.
  4. Klikkaa TALLENNA.
Tuo jäsenlista -ikkuna, jossa Lataa CSV-mallipohja -linkki, SELAA-painike tiedoston valintaan ja TALLENNA-painike.
Tuo jäsenlista -ikkuna. Lataa ensin CSV-mallipohja ja täytä lista sen mukaisesti.

Käytä mallipohjaa sellaisenaan äläkä muuta sarakkeiden nimiä tai järjestystä — muuten tuonti ei onnistu. Jokainen tuotu jäsen saa tunnuksensa sähköpostitse samalla tavalla kuin yksitellen lisättäessä.

Jäsenen tietojen muokkaus

Jäsenlistassa on sarakkeet Nimi, Käyttäjätunnus, sähköpostisarake ja Toiminnot.

Jäsenlista, jossa sarakkeet Nimi, Käyttäjätunnus, sähköposti ja Toiminnot sekä Muokkaa-painike jokaisella rivillä.
Jäsenlista. Jokaisen jäsenen rivillä on Muokkaa-painike.

Klikkaa jäsenen rivillä Muokkaa. Avautuu ikkuna Muokkaa jäsentä, jossa voit korjata käyttäjätunnuksen ja sähköpostiosoitteen. Tallenna lopuksi Tallenna.

Etunimeä ja sukunimeä ei voi muuttaa. Ne näkyvät harmaalla pohjalla, mikä tarkoittaa että kenttä on lukittu. Jos jäsenen nimi on väärin, ota yhteyttä ylläpitoon.

Jäsenen poistaminen ryhmästä

Klikkaa jäsenen rivillä Muokkaa ja sitten Poista ryhmästä.

Muokkaa jäsentä -ikkuna. Etunimi ja Sukunimi ovat harmaalla pohjalla, koska ne on lukittu. Käyttäjätunnus ja Sähköposti ovat valkoisia ja muokattavissa. Alareunassa Tallenna-painike ja Poista ryhmästä -painike.
Muokkaa jäsentä -ikkuna. Harmaat kentät ovat lukittuja: etunimeä ja sukunimeä ei voi muuttaa, vain käyttäjätunnuksen ja sähköpostin. Poista ryhmästä poistaa jäsenen tästä ryhmästä, mutta hänen käyttäjätilinsä säilyy.

Poista ryhmästä poistaa jäsenen tästä ryhmästä ja lopettaa hänen pääsynsä ryhmän kurssille. Hänen käyttäjätilinsä säilyy, samoin hänen muut ryhmänsä ja kurssinsa. Paikka vapautuu organisaatiosi käyttöön.

Jos poistit jäsenen vahingossa, voit lisätä hänet takaisin: rastita ”Henkilö on jo jäsenenä toisessa ryhmässäsi”, tai jos hän ei näy listalla, ota yhteyttä ylläpitoon.

Kysyttävää?

Ota yhteyttä ylläpitoon yhteystietosivun kautta.